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ISO认证:电视台如何导入


信息来源:艾索   发表时间:2012-09-20


厦门电视台是全国第一家通过ISO9000 的电视台。在对厦门电视台进行认证审核(相对于验收)时,认证中心的审核专家坦承,审核电视台对他们是第一次,他们对电视不熟悉。在与他们交流过程中,发现他们的确对这个行业不了解,许多术语不懂。但令人惊讶的是,就凭这几位不仅对厦门电视台不熟悉、甚至对传媒很陌生的审核组成员,在短短三天的部门审核中提出的问题刀刀见血,哪里薄弱往哪里踢,被审核的部门开头还掉以轻心,后来都如临大敌,不敢怠慢。另外,审核组还查出厦门电视台五个不合格项,而且每个不合格项都有充分证据,让对方口服心服。在最后的审核组与高层管理者的反馈会上,审核组指出厦门电视台存在的薄弱环节,高层管理者发现:对厦门电视台的某些地方,审核组居然比自己掌握的信息还多。审核组提出的建设性意见,也让管理层感到一针见血、有的放矢

产生这种神奇效果的原因并不是审核专家有什么功能特异功能,而是审核专家拥有法宝——ISO9000族系列标准的通用性和普适性。这个标准集中了全世界质量专家的智慧,把各种产品的质量过程其共性的东西抽象出来,归纳出若干必不可少的要素,设计出优化合理的结构,规划出科学恰当的程序,最后形成一个完整的质量管理体系。事实证明,有了这样一套质量管理标准,非常便于管理者、对方当事人以及认证机构发现质量管理存在的问题。所以,ISO9000族系列标准专门设定了审核的程序和要求,这就是体现ISO9000族标准持续改进原则的审核机制。

目前,推动ISO9000族标准导入的最基本也最强烈的动机,对于我国传媒来说并不明显:传媒受众和广告客户似乎都不在意传媒有没有通过ISO9000认证。

之所以说标准管理势在必行,是因其对于规范传媒的管理,提高传媒的核心竞争力有着切实的好处。

认证步骤:

一、质量方针和目标确定。

导入ISO9000体系首先要求制定质量方针和质量目标。质量方针是长期有效的,是一个组织的理念,质量目标是每年都要改变的,非常具体。制定方针和目标迫使管理者必须明确自己的思路和目的。也许有些人说,不导入ISO9000也会有理念和目标。但ISO9000有三条与众不同:第一,质量方针和质量目标必须所有员工都熟记于心;第二,质量目标必须分解到每个部门,甚至每个人;第三,质量方针和质量目标的制定和修改必须有理由,如果没有完成,必须分析并说明原因。这就使得理念和目标不是一句空话。

二、职能界定与分配。

针对多头管理和无人管理等常见症结,ISO9000设定了一个职能分配表,这个分配表根据质量过程中必不可少的要素和环节结构而成。只要按照这个结构进行职能分配,就能确保质量管理过程中必不可少的环节有人负责,就能搭建起一个完备的质量管理大厦,就能发现自己过去职能分配中是否存在着交叉重叠、遗漏缺环等问题。

除了按事进行职能分配外,ISO9000也按人进行职能分工,它要求每位员工(包括管理层)明确自己的职责和权限。比如,在其它单位的一次ISO9000外部审核中,一位分管经营的高层管理人员在被审核时忘记自己还有一个职能是评审合同,果然现场审核中就发现好些合同没经过评审就签订了。ISO9000有能力发现这样的问题。

三、文件控制。

传媒有非常多的文件,有时每天都有上级部门的各种指示,这些指示常常具有时效性,可是时效性又没有明示,有些十几年前的文件可能还管用,有些上个月的文件就作废了。好些文件某些部分不管用了,而其它部分仍然有效。文件整理是个老大难问题。还有文件的发放,传媒几乎每个部门都可能收到文件,上级部门常常直接把指令下给新闻部门,而技术部门、广告部门也经常接到对口的上级指示,这些指示可能只管一个部门,但也可能涉及几个部门,文件的多头管理和发放常常会出大事。ISO9000对文件的控制有一套科学而严谨的管理办法。

四、记录控制。

ISO9000强调没有痕迹的管理是无效管理,管理必须留下记录。记录的控制至少有以下几大好处:一是避免漏洞,二是明确责任,三是便于分析。

厦门电视台在通过ISO9000认证过程中,审核员开具的一个不合格项给我留下了深刻印象:一个是播出部门没有在季度和年终做播出事故和差错的分析报告,播出部门很委屈,认为自己的播出记录很完整,而且每次差错和事故出现时,都及时通报给相关部门,并进行处理。但审核员认为,有记录却没有分析是浪费了记录的价值,及时的通报和处理不能代替一段时间后的分析,通过记录分析,可以看出哪些事故和差错是偶然的,哪些是一再重复的,从而找出事故和差错的的症结和原因,并采取相应措施。

如何通过认证:

导入ISO9000大致分为三个阶段:准备阶段、是认证阶段和维护阶段。

一、准备阶段。

主要任务是为通过ISO9000认证做好质量认证的咨询,也可以称为咨询阶段。根据传媒组织的大小、复杂程度的不同和员工的素质差异,这个阶段需要的时间各不相同,但至少需要三个月,没有上限,什么时候准备充分了再申请认证,否则欲速则不达。

这个阶段的关键是要请好一个认证咨询机构。认证咨询机构的专家一般是上门服务。为了节约成本,咨询专家有时也可以通过电话和互联网进行指导。根据传媒的大小,各认证咨询机构的报价不同,一般在三万到十万元人民币之间,如果机构特别大,费用可能要突破十万元。和价格相比,认证咨询机构的资历更重要。选择认证咨询机构主要看它的履历、经历及其专家队伍的构成,如果曾经有媒体经验会事半功倍。除了请专家之外,准备阶段没有其它大的开支。

和认证咨询机构签订合同后,传媒方的管理者代表非常重要,他对内向最高管理者负责,全权负责ISO9000的导入和实施,对外和认证咨询机构和认证机构联系。因此必须有现代管理意识,最好是最高管理者的副职,能够调度和协调整个传媒运作。

准备阶段的主要工作:一是人员的动员及培训,二是体系的调研与设计,三是文件的编写和修改,四是体系的试运行,五是体系的内部审核和管理审核。这些工作大都可以结合日常工作进行,专门的时间一般是分别集中一两天,而且这种集中有时有助于日常管理,比如管理评审往往可以和季度总结和半年总结结合在一起,收效超过一般的总结会。

ISO9000强调领导的作用和全员参与,但只是要求全体人员熟悉整个质量方针和质量目标,理解ISO9000的含义和意义,明白和执行跟自己相关的管理要求和作业流程,这一部分内容将主要通过培训来完成,专门的培训时间有限,一般就是几天,而且大多可以结合工作并分部门进行。人员的投入将集中在骨干,每个部门大约要抽调二至三个骨干,主要任务是参与质量体系的策划、设计和质量体系文件的编写与修改,他们不必全脱产,因为ISO9000不是简单地把过去统统抛弃,另行一套管理体系,而是将过去的管理模式按照ISO9000的标准补充、修改、完善,从而转变为新的管理体系。所以各部门的管理骨干应该在实践中完成这种转化,当然他们必须加班,如果忙不过来,可能需要有几天的时间来专门做ISO9000的导入工作。另外,整个传媒可能要抽调或增加一两个人员来专门从事ISO9000的文件管理和对内对外联络,这方面的工作量会增加很多。

二、认证阶段。

当传媒认为自己的质量体系运行已经比较健全时,就可以向认证机构申报办理质量认证手续。认证阶段的时间一般是几天,日常工作照常进行,不必停业迎考。认证的费用国家有确定标准,也是根据传媒大小,从几万元到十几万元不等。

认证机构受理传媒的申请后,会编写一份现场审核计划。认证机构是上门到现场进行审核的。审核的方式是抽样,如果发现不合格品和不合格项,审核组会开具通知单,要求改进。如果一切顺利,审核组通过后,传媒就可以拿到ISO9000的通行证。

三、维护阶段。

认证通过后,并不意味着一劳永逸。ISO9000的魅力在于它是一个不断改进和完善的过程。所以持续改进是ISO9000的八大原则之一。拿到证书后,传媒要继续按照ISO9000体系的要求进行运行和改进,以不断提高自己的管理水平。为确保这种改进,体系要求通过ISO9000认证的传媒必须定期进行内部审核和管理评审,发放证书的认证机构每年也将定期的进行审核,检查传媒的各项记录是否按照ISO9000的体系运行,如果审核发现问题,将开具不合格报告,责令整改甚至取消证书。通过认证的传媒每年必须交纳一定的费用给认证机构,这个标准国家也有规定.


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