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浅议如何通过信息化手段推进质量管理体系建设


信息来源:江西宜春市烟草专卖局  发表时间:2012-09-03


 质量管理体系是企业管理的一套体系和方法,目的是为了保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。当前宜春市公司的质量贯标活动正在开展,为了更有效的开展此项活动,今年启用了内部事务处理及短信平台,该项目建设的目标从大的方面来说有二个:一是配合贯标过程,实现质量体系文档的痕迹化管理。二是在贯标结束后,通过信息系统实施来促进的贯标成果即一系列的管理流程得到贯彻执行,从而实施健康、有序、高效的质量体系管理。结合信息化工作实际状况,我们发现在实际的运作过程中存在诸多管理的死角,造成制度难落实,事后难追究的情况。同时我们也意识到,由于在事前没有一个很好的提醒、预警机制,造成一些员工本想把事情做好,却由于事情繁多,心有余而力不足,从而造成的一些事情没做好或者遗漏,给管理工作带来很多麻烦。

当前信息化在工作中无处不在,例如,卷烟经营管理有营销系统,财务管理财务系统,办公事务有办公系统等等,这些信息系统为我们的工作流程、管理规范提供了强有力的支持,可以确保管理活动能够落到实处,可以说信息化与我们的工作密不可分。那么通过这次企业贯标活动,我们发现我们的管理活动中,还有很多内容我们想管,但由于没有现信息化的支撑,使得我们很被动,想管但有管不起来,或者管理的很不到位,给我们带来很多麻烦。而这时就需要一套信息化系统将我们的管理制度、管理流程串起来,将一系列具有控制职能的方法、措施、程序,规范化,系统化,使之成为一个严密的、较为完整的内部管理体系,提高机关工作效能,并留下痕迹以便日后监督和考核,在公司内部实现管理流程的自我优化和完善,真正做到ISO9000 质量管理体系的核心,即“写到的就要做到,做到的就要留下痕迹”。那么,如何通过信息化来进一步推动质量管理体系建设,我们认为需要从以下三个层面来加以考虑:

一、以管理文档为核心,实现对体系文档的控制和管理

实现质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录的查询、审批、管理、发布、存档等一系列操作的电子化、网络化管理,尤其保证文件的版本一致性控制、操作权限控制、机密文件的保密、修改过程的痕迹保留等,保障质量体系管理的正常运转。

1、系统要以文档管理为核心,充分贯彻ISO质量体系的管理思想,利用计算机软件技术,有效地管理体系文件的发布、更新、查询,监控体系文件的流转过程,让所有员工能充分地学习体系文件,熟悉体系文件,掌握操作流程。

2、建立质量记录(表格)的控制管理,包括质量记录本身的管理和质量记录内容的管理,而这些内容的管理是ISO标准运行管理中最具灵魂的工作,是评审、监督、纠正、预防等工作的依据,是提高管理水平的关键。系统要支持企业过程的动态重组和质量记录的定制,以满足不同企业质量管理和不断发展的需求,当需要时,能迅速查看记录的详细内容,并随时可对质量记录进行汇总、分析,得出有决策意义的报告。

3、ISO9000中通用的要素,如文件控制、记录管理、管理评审、人力资源、内部审核、持续改进等,系统需要提供流程及质量记录模板,用户可根据自身实际情况修改,其余要素可以根据体系文件规定设计个性化流程及质量记录。

二、以管理流程为核心,实现工作流程的自动流转和监督、监控、考核

当质量体系建立好了以后,不能整天面对着这些名目繁多的体现标准,而不落实到具体行动上来,这就需要我们的信息化系统再提供一系列的流程支撑体系,通过信息化的流程来实现这些标准体系的贯彻和落实。这些企业内部管理流程,需要按照ISO9000管理的要求,建立工作流程、工作模板、做到事前有预防、过程有监督,事后有分析。从而解决我们在执行过程中“两张皮”的问题。那么在企业内部流程的管理上,信息系统需要实现以下几个功能:

1、系统需要具有工作流引擎,通过自定义工作流,让参与某项管理活动的人能通过信息系统的指引,完成自己所在岗位所要完成的工作内容,避免流程反向、操作程序混乱等局面;

2、工作流程中用到的过程文档,如工作表单可以通过信息系统实现自定义。因为企业的每个管理活动,都是经过管理层认真研究后得出来的结果,最符合实际工作需要的,而这些过程文档就有可能随着时间、空间的转移而发生一些变化,那么信息系统就需要提供对过程文档自定义功能;

3、工作流程要具有事前提醒、预警、警告功能,既而实现工作流程的督办、催办、异常处理和事后工作质量的考核;

4、在用户操作界面,系统需要具有待办事务的窗口,当用户登录后自动显示该用户待办工作的内容,方便用户操作;

三、以知识管理为核心,实现管理持续改进和优化提升

管理体系建设坚持“以人为本”,充分发挥人的主观能动性,达成“人本管理”的目标。管理体系的建设的最终目的是利用管理的科学规范化,发挥人的潜能,提高人的职业素质与执行力。管理体系建设坚持“持续改进”原则,保证适应新形势、新变化,能解决管理上遇到的问题,实现与时俱进。管理体系要求对不符合项或者发生安全事故的工作进行调查处理的同时还督促各部门协调改进,实现对工作的进一步完善改进。管理体系也需要进行不断的维护更新版本,以适应行业变化发展的需要。那么信息系统应具有以下几点功能,以便能满足我们的管理实现可持续地发展:

1、提供对质量体系文件的目录管理和版本管理,适应管理工作中由不断创新而带来的标准文件的管理;

2、系统应提供对工作过程中各人员、岗位操作的情况进行统计分析,通过数据分析为工作流程的持续改进提供辅助依据,如某项工作经常发现超时,那么可能是时间限制设置的不准确等;

3、系统应具有员工交流沟通的平台,对于有价值的信息、思路(知识)要实现信息的发布和共享。


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